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Optima 21 Service

Marketing

Mit der Kundendienstlösung in Optima 21 steuern Sie sämtliche Aspekte des Werkstattgeschäftes. Durch die Integration einer Vielzahl von herstellerspezifischen Anwendungen stehen Ihnen jederzeit die aktuellsten Daten zur Verfügung. So sparen Sie Zeit und können sich um die wesentlichen Dinge kümmern.


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ESA – Elektronischer Service Arbeitsplatz

Die Kunden- und Fahrzeugdaten sind zentral an einem Ort abgelegt und werden über den Elektronischen Service Assistent auf einen Blick angezeigt. Über diese Funktion können Sie einfach und komfortabel Werkstatttermine verwalten und die Auftragsannahme vorbereiten. Durch die Integration von Ersatzteilpreislisten, Arbeitswerten und Servicepaketen können Sie dem Kunden bereits bei der Fahrzeugannahme ein konkretes Angebot erstellen.

Highlights

  • Anbindung an KIS, EPC, MP 3.0, TIS2Web, VHC, GWM
  • Alle Kunden- und Fahrzeuginformationen auf einen Blick
  • Einfaches Hinzufügen von Kampagnentexten, Reparaturzeilen und Teilen
  • Marketingkampagnen

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Gewährleistungsabwicklung

Die Gewährleistungsabwicklung ist in Optima 21 integriert. Schon bei der Auftragsbearbeitung bzw. Rechnungsschreibung können alle wichtigen Gewährleistungsinformationen erfasst werden. Dadurch wird die Abwicklung weitgehend automatisiert (hersteller- und markenabhängig).


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Integrierte Zeiterfassung

Mit der Zeiterfassung in Optima 21 behalten Sie den Überblick über die Tätigkeiten aller Mitarbeiter in der Werkstatt. Die individuelle Zuweisung von Arbeitszeit- und Entlohnungsmodellen sowie die Führung von Stunden oder Zeitkonten pro Werkstattmitarbeiter ist möglich. Die Mechaniker können temporär auf einem anderen Dienstplan an- bzw. abstempeln und auch das zeitgleiche Stempeln von Mechanikern auf einer Arbeitszeile wird unterstützt. Die Kalenderinformationen, Arbeits-, Pausen- und Urlaubszeiten werden zentral verwaltet und Feiertage werden selbstverständlich für die kommenden Jahre fortgeschrieben. Damit haben Sie mit der Zeiterfassung in Optima 21 ein wirksames Instrument für die Planung, Steuerung und Wirtschaftlichkeitskontrolle der Werkstatt zur Hand.


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Kassenmodul

Optima 21 verfügt über eine integrierte Kassenlösung. Die Auftragserstellung, Fakturierung und der Druck des Kassenbons erfolgen in einem abgestimmten Prozess und unter Verwendung der gleichen Daten. Sämtliche fakturierten Rechnungen werden aus den verschiedenen Funktionen des DMS in das Kassenmodul geleitet und stehen für die Registrierung zur Verfügung. Ein Wechsel zwischen verschiedenen Anwendungen oder Funktionen in Optima 21 ist nicht erforderlich. Mitarbeiterspezifische Berechtigungen können hinterlegt werden. Die Integration des elektronischen Zahlungsverfahrens via EC-Cash ist möglich.


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SMS- und E-Mail-Versand

Mit Optima 21 ist es möglich, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen sowie Werkstatt-, Teile- und Sammelrechnungen als Anhang einer E-Mail zu versenden. Ebenso können Hinweise und Nachrichten via SMS verschickt werden, beispielsweise als Erinnerung für einen Reparaturtermin an einem Tag vor dem Werkstatttermin oder als Hinweis, dass die Fahrzeugrepearatur abgeschlossen und das Fahrzeug abholbereit ist. Auch für Nachfassaktionen kann die E-Mail bzw. SMS-Funktion im Nachgang zum Werkstatttermin genutzt werden. Der Kunde kann auf die E-Mails und SMS antworten und so über diese elektronischen Medien mit Ihnen in Kontakt treten. Die Versendung der E-Mails oder SMS kann als automatischer Versand definiert werden, so dass Sie hierfür keine wertvolle Zeit verwenden müssen.


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Werkstattplanung

Die Werkstattplanung ist ein effektives Werkzeug zur Verteilung der Werkstattresourcen und übersichtlicher Darstellung der Werkstattkapazitäten sowie –auslastung. Für die Service-Annahme wird das Auffinden von Terminen wesentlich vereinfacht. Die verfügbaren Kapazitäten der Abteilungen und damit die An- und Abwesenheiten der Werkstattmitarbeiter berücksichtigt, da es mit der Zeiterfassung verknüpft ist. So lässt sich schon bei der Terminvereinbarung mit dem Kunden zuverlässig planen, welcher Servicemitarbeiter einen neuen Auftrag zu welchem Termin ausführen kann.

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